Desafios na gestão de horas extras: como reduzir riscos e custos trabalhistas

A gestão de horas extras é um dos pontos mais sensíveis para médias e grandes empresas. Mal administradas, elas aumentam significativamente o custo da folha e podem gerar passivos trabalhistas milionários.

Segundo dados do Tribunal Superior do Trabalho (TST), as ações relacionadas a horas extras estão entre as principais demandas trabalhistas no Brasil. Isso mostra a importância de tratar o tema não só como questão legal, mas também como estratégia de eficiência e gestão financeira.

O impacto financeiro das horas extras

• Custo adicional: cada hora extra representa, no mínimo, 50% a mais sobre a hora normal (CLT, art. 7º, XVI da CF/88). Em alguns casos, esse adicional pode chegar a 100%.

• Efeito cascata: além do valor direto, horas extras refletem em férias, 13º salário, FGTS e encargos.

• Aumento estrutural da folha: quando recorrentes, horas extras podem representar até 10–15% do custo total de pessoal em grandes empresas.

Principais desafios para o RH

1. Falta de controle efetivo

Funcionários que registram ponto manualmente ou gestores que liberam horas sem análise geram distorções difíceis de auditar.

2. Banco de horas mal aplicado

O banco de horas é uma alternativa válida, mas precisa seguir acordo coletivo ou convenção. Se usado de forma irregular, pode anular a compensação e obrigar o pagamento retroativo das horas.

3. Sobrecarga de equipes

Excesso de horas extras não é apenas custo — é também risco de queda de produtividade, aumento de absenteísmo e até afastamentos médicos.

4. Litígios trabalhistas

Falta de transparência e registros inconsistentes levam a processos. O TST entende que, em caso de dúvida, a presunção é sempre em favor do trabalhador.

Exemplos práticos do dia a dia do RH

• Colaboradores que “esquecem” de bater ponto: se não há registro, a empresa perde a defesa em eventual ação.

• Gestores que aprovam horas sem justificativa: gera acúmulo de custos sem contrapartida de produtividade.

• Compensações fora da regra: quando banco de horas não é compensado no prazo legal, a empresa é obrigada a pagar com adicional.

Boas práticas para reduzir riscos e custos

1. Automatizar o controle de ponto com sistemas integrados ao RH e à folha.

2. Definir políticas claras para solicitação e aprovação de horas extras.

3. Treinar gestores para avaliar a real necessidade antes da liberação.

4. Acompanhar indicadores: quais áreas mais demandam horas extras e por quê.

5. Criar alternativas de produtividade: redistribuição de tarefas, reorganização de turnos e escalas inteligentes.

Conclusão

As horas extras são inevitáveis em alguns momentos, mas devem ser exceção — não regra. Para médias e grandes empresas, uma gestão eficiente pode representar milhões em economia anual, além de reduzir riscos jurídicos.

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